Tên các phòng ban trong công ty và chức năng nhiệm vụ của chúng

Sau khi thành lập mô hình kinh doanh, các lãnh đạo sẽ thiết lập những phòng ban khác nhau để vận hành công ty.  Nhưng có thể thấy tổng quát, tên các phòng ban trong công ty và chức năng nhiệm vụ của chúng sắp xếp tương đồng nhau. Hãy cùng Q8 Laser Việt Nam tìm hiểu những vấn đề này thông qua bài viết dưới đây nhé.

Phòng ban trong công ty là gì ?

Khái niệm phòng ban trong công ty là sự tập trung cùng làm việc của nhiều cán bộ hay nhân viên công ty với nhau trong một tổ chức. Họ được phân công thực hiện những công việc về chuyên môn của họ hoặc theo chức năng quản trị để làm việc trong một phòng chung.

Mỗi phòng ban đều thực hiện những mục tiêu giúp cho cấp trên đạt hiệu quả trong công việc. Mỗi một công ty đều có rất nhiều phòng ban khác nhau, mỗi phòng  ban sẽ được chia theo những vị trí khác nhau.

Tên các phòng ban trong công ty và chức năng của chúng

Tùy theo mô hình kinh doanh mà các công ty sẽ chia thành những biển phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung những công ty sẽ chia thành những cấp cơ bản như ban quản trị, ban giám đốc, các phòng ban trực thuộc. Mối quan hệ giữa các phòng ban càng chặt chẽ thì công ty sẽ phát triển ổn định hơn.

Ban quản trị: chức năng và nhiệm vụ

• Xác định được những mục tiêu, phương hướng cho công ty
• Đề ra biện pháp, giải pháp kiểm soát hoạt động
• Xem xét cải thiện, phát triển tổ chức
• Tạo dựng ra sơ đồ tổ chức
• Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận 
• Xây dựng tiêu chuẩn, tạo mục đích hoàn thành cho từng công việc
• Tạo mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo
• Tạo mối quan hệ với những đối tác khác

Ban tổng giám đốc: chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

Duy trì và phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của toàn bộ công ty. Định hướng, xây dựng công ty ngày càng phát triển đi lên, đạt được vị trí cao trong kinh doanh.

Nhiệm vụ

Vị trí giám đốc

• Đưa ra quyết định hoạt động kinh doanh của công ty.
• Thực hiện xây dựng chiến lược trong kinh doanh.
• Xây dựng, quản lý cơ cấu tổ chức phòng ban.
• Duy trì các mối quan hệ hợp tác với những đối tác tiềm năng.

Vị trí phó giám đốc

• Phân công, quản lý, kiểm soát các nguồn nhân lực trong công ty.
• Hỗ trợ điều phối ngân sách cho các bộ phận lập kế hoạch.
• Tổ chức đảm bảo thực hiện những bước đúng quy trình.
• Theo dõi các vấn đề liên quan đến các hoạt động kinh doanh.

Ban kiểm soát: chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

Tiến hành những hoạt động, xem xét, theo dõi, đánh giá, để ngăn ngừa, loại bỏ những ý định, hành động sai trái của mọi thành viên trong tổ chức. Đảm bảo quyền điều hành và quản lý được thực hiện trơn tru và đạt hiệu quả mong muốn.

Nhiệm vụ

• Đánh giá, kiểm soát tổng bộ tình hình quản trị rủi ro của công ty.
• Kiểm tra hệ thống phù hợp trong việc thống kê và báo cáo tài chính.
• Thực hiện giám sát quản lý và điều hành công ty của Hội đồng quản trị.
• Kiến nghị Hội đồng quản trị có biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
• Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Ban kiểm toán nội bộ: chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

Tổng hợp, đề xuất và quản lý về công việc tài chính – kế toán theo sự phân cấp. Kế toán trưởng sẽ là người điều hành và phân chia công việc trong phòng, chịu trách nhiệm phê duyệt công việc liên quan của công ty theo quy định Nhà nước.

Nhiệm vụ

• Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng Luật kế toán của Nhà nước.
• Lập báo cáo thống kê định kỳ theo quy định.
• Theo dõi và ghi chép chính xác những thay đổi những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Quản lý, kiểm tra, lưu trữ những sổ sách, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng mua bán đúng và hợp lệ.
• Theo dõi công nợ, các khoản phải thu, phải trả thông qua những hình thức thanh toán.
• Quản lý tài sản cố định trong công ty.
• Tham gia nghiệm thu các loại vật tư, thiết bị,…

Ban quản lý: chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

Ban quản lý phụ trách và quản lý trực tiếp các hoạt động công ty như phí dịch vụ, giám sát nhà thầu, hoàn thành các báo cáo,…

Nhiệm vụ

• Đề xuất các giải pháp tối ưu quản lý tài chính.
• Quản lý nhân sự và sử dụng nhân viên hợp lý.
• Xây dựng và duy trì những mối quan hệ với khách hàng.
• Bảo trì và sửa chữa hệ thống kỹ thuật.
• Giám sát và kiểm soát công tác vận hành.
• Quản lý công việc của nhà thầu.

Ban sản xuất: chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

• Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về công tác các trang bị, máy móc.
• Thực hiện quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển,…
• Kiểm soát hoạt động sản xuất.
• Thực hiện và đề xuất nghiên cứu sản phẩm phát triển.
• Bảo dưỡng, bảo trì những trang thiết bị đúng cách.
• Quản lý, đánh giá và thiết lập chi phí sản xuất.

Nhiệm vụ

• Xác định số lượng hàng hóa để xây dựng danh sách các nguyên vật liệu cần thiết.
• Lên lịch trình sản xuất.
• Tìm biện pháp cải thiện chi phí sản xuất.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
• Thu thập các thông tin cải thiện sản phẩm và rút ngắn quy trình.

Phòng hành chính

• Tiếp nhận và xử lý những công việc hằng ngày của nội bộ trong công ty.
• Tiếp khách và xử lý công văn mà khách hàng gửi tới.
• Tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội nghị của công ty.
• Lưu trữ, phát hành con dấu, chịu trách nhiệm pháp luật về tính pháp lý.
• Kiểm tra và bảo toàn an toàn lao động, vệ sinh trong công ty.
• Quản lý và chịu trách nhiệm về những vật dụng trong công ty.
• Tổ chức kiểm tra sức khỏe cho nhân viên.

»»» Đọc thêm: 15+ Mẫu bảng lễ tân để bàn sang trọng, mẫu mã đa dạng

Phòng nhân sự

• Lập kế hoạch và tham mưu triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng đầy đủ nhân lực cho các phòng ban khác.
• Xem xét, đánh giá những kênh truyền thông để đưa thông tin tuyển dụng đến với ứng viên tiềm năng.
• Thiết lập mối quan hệ với những nguồn cung cấp nhân lực như các Trường học.
• Thực hiện tính toán tiền lương và các chế độ chính sách phúc lợi của nhân viên.
• Theo dõi thực hiện và quyết toán mức thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
• Phụ trách quản lý hợp đồng lao động của nhân viên: gia hạn thời gian hoặc thực hiện chế độ nghỉ của nhân viên.
• Phụ trách đăng ký tăng, giảm, khai báo mới các loại bảo hiểm.
• Giải quyết các vấn đề về thai sản, đau ốm.
• Thông báo những thay đổi về số lượng nhân viên, hay các quy định về chính sách, tiền lương, hợp đồng, phúc lợi.

Phòng marketing

• Xây dựng, lên kế hoạch quản lý hệ thống các chương trình khuyến mãi đưa những sản phẩm đến với người tiêu dùng.
• Tham gia những hoạt động để xây dựng hình ảnh thương hiệu cho công ty.
• Tổng hợp, phân tích những thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
• Đưa ra những ý kiến sáng tạo phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng chiến lược marketing cho công ty.
• Đề xuất, góp ý các vấn đề phát triển thương hiệu.
• Xác định mục tiêu khách hàng cần để tiếp thị đúng nhu cầu của người tiêu dùng.

Phòng chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận những thông tin khiếu nại và đánh giá của khách hàng, tiếp thu ý kiến và đưa ra những phương hướng xử lý.
• Phối hợp với phòng Marketing để đưa ra những chương trình khuyến mãi tới lợi ích khách hàng.
• Chăm sóc, thăm hỏi khách hàng về sản phẩm hay dịch vụ, ghi nhận những thông tin để cải thiện dịch vụ, sản phẩm.
• Trả lời những thắc mắc, câu hỏi và đánh giá, theo dõi phản ứng của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp.

Phòng công nghệ thông tin

• Xây dựng chiến lược và phát triển kế hoạch công nghệ thông tin trong từng giai đoạn.
• Thực hiện báo cáo tình trạng hoạt động và đề ra hướng giải quyết.
• Quản lý và đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hoạt động trong công ty.
• Quản lý và sử dụng những trang thiết bị được giao.
• Thiết kế và phát triển những phần mềm quản lý cho công ty.

»»» Tìm hiểu thêm: Các kích thước biển phòng ban của công ty

Các bước xây dựng phòng ban trong công ty như thế nào ?

• Nhu cầu và mục đích của công việc được xác định
• Thành lập phạm vi xây dựng quy trình làm việc
• Xây dựng các nội dung chính của quy trình làm việc
• Đưa ra những kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc giữa các phòng ban
• Xác định các nội dung cần thử nghiệm
• Lên nội dung mô tả các bước công việc
• Cuối cùng hoàn thiện các định nghĩa và tài liệu đi kèm

Việc tạo dựng và lên kế hoạch quy trình làm việc của tên các phòng ban trong công ty và chức năng nhiệm vụ của chúng. Sẽ giúp cho bộ máy làm việc của công ty vận hành trơn tru và nâng cao được hiệu suất làm việc. Hạn chế và kiểm soát được những rủi ro trong quá trình vận hành. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích đến bạn đọc.